Office manager Sofie vertelt ...

Een maand schrijven voor de joblog vond ik in eerste instantie lang. Het leek me moeilijk om wekelijks een aantal werkgerelateerde teksten te schrijven. Maar uiteindelijk is de tijd voorbijgevlogen en gebeurden er dagelijks dingen op het werk die een leuke anekdote opleverden. Ik zou zelfs nog een eindje kunnen doorgaan met bloggen, maar het is tijd om plaats te maken voor iemand anders.

Wat de toekomst zal brengen is onduidelijk. Momenteel volg ik een aantal opleidingen waarvan ik hoop dat ze me verder in de juiste richting zullen sturen. En wie weet werk ik dan nog eens mee aan deze joblog, maar dan vanuit een andere functie met andere verhalen.

Ik wens jullie alvast erg veel succes met jullie eigen loopbaan, en misschien tot hoors!
Groetjes Sofie

Een standaardvereiste in vele vacatures is dat de kandidaten over ‘een gezonde dosis assertiviteit’ moeten beschikken. Als het je ontbreekt aan die eigenschap, ben je dus niet welkom. Maar wat is dat eigenlijk, een gebrek aan assertiviteit? Een korte surfsessie op het internet leert me: altijd ‘ja’ zeggen omdat je ‘nee’ niet over je lippen krijgt. Het gevolg: je wordt opgezadeld met allerlei zaken die je helemaal niet wil of kan, zonder dat je omgeving er erg in heeft.

Ook voor mijn job was ‘een grote portie assertiviteit bezitten’ een must. Dus toen men mij tijdens het sollicitatiegesprek vroeg of ik assertief was, antwoordde ik volmondig ‘ja’. Ik heb geen grote mond, maar ik ben zeker niet te beroerd om van me te laten horen als het erop aankomt.

Nu heb ik intussen geleerd dat assertief zijn op het werk toch niet altijd evident is. Zo doen alle stafmedewerkers voor het uitwerken van hun projecten beroep op mij. Van hen krijg ik allerlei grote en kleine opdrachten die gaan van het maken van reservaties tot het uitwerken van echte deelprojecten. Dikwijls stromen hun vragen gelijktijdig binnen, bijvoorbeeld als ze allen aanwezig zijn op kantoor voor een vergadering. Ik betrap me erop dat ik elke vraag beantwoord met een enthousiaste ‘ja’, terwijl ik me soms afvraag of ik het er nog bij kan nemen.

Toen ik hier nog maar net werkte, had ik dat probleem niet. Ik had meer dan voldoende tijd om alles rond te krijgen. Maar nu ik ingewerkt ben, doen mijn collega’s steeds vaker beroep op me. Vanuit mijn positie vind ik dat ik geen ‘nee’ kan zeggen. Het is nu eenmaal mijn taak als office manager om de stafmedewerkers te ondersteunen. Toch denk ik dat ik in de toekomst assertiever zal moeten zijn, wil ik het hoofd boven water houden. Daarom vervang ik mijn enthousiaste ‘ja’ de laatste tijd steeds vaker door het meer gematigde ‘ja, maar’…

Eén van onze diensten is het organiseren van assessments voor bedrijven die mensen willen aanwerven. Zo’n assessment bestaat uit rollenspelen en persoonlijkheidstesten. Op basis daarvan beslissen we of de kandidaat geschikt is voor de functie of niet. Tijdens die testen verzorg ik de administratie.

Voor ik hier werkte, moest ik regelmatig zelf deelnemen aan assessments. Vaak heb ik me afgevraagd in hoeverre die testen konden aangeven wie ik was en wat mijn capaciteiten waren. Ik had immers dikwijls het gevoel dat de vragen voor interpretatie vatbaar waren. Neem nu de vraag of ik van routine houd. In mijn privéleven is dat wel zo, maar op het werk krijg ik er juist kriebels van. En of ik ordelijk ben? Op het werk wel, maar thuis ben ik een grote sloddervos!

Nu ik aan de andere kant sta en meehelp bij het afnemen van deze testen, vind ik het echter frappant hoe karaktereigenschappen die je iemand toekent tijdens een gesprek, dikwijls ook blijken uit de resultaten van die testen. Er zit dus méér in dan ik vroeger dacht. Bovendien kan een kandidaat achteraf alles nog verduidelijken in een persoonlijk gesprek. En dat is belangrijk, want… geen enkele test heeft de waarheid in pacht.

Voor mijn eerste job pendelde ik elke dag naar Gent. Ik werkte er in de studentenadministratie en het was echt een ‘superjob’: het werk was gevarieerd, de werkomgeving was boeiend en ik had stuk voor stuk fijne collega’s. Mocht de reis erheen niet zo vervelend lang geweest zijn, zou ik er waarschijnlijk nog werken. Aangezien ik geen rijbewijs had, moest noodgedwongen met het openbaar vervoer. Elke dag nam ik een bus, een trein en een tram. Heen en terug. Dat resulteerde in zo’n drie uur onderweg zijn. Elke dag.

Tijdens het sollicitatiegesprek dat aan de job voorafging, vroeg men me of ik die lange rit wel zag zitten. Enthousiast -maar naïef- antwoordde ik dat dit geen probleem was. Ik zou wel boekjes lezen onderweg. De tijd zou voorbij vliégen. Maar dat viel dik tegen. De lange ritten -met bijhorende vertragingen!- gaven me stress en ik werd er na een tijd echt ongelukkig van. Na drie maand besliste ik om werk dichter bij huis te zoeken.

En dat lukte. Mijn vorige werk lag op nog geen vijf minuten van mijn deur en mijn huidige job ligt op een tiental minuten rijden.

Dat ik daarmee echt van geluk mag spreken, besefte ik onlangs weer toen ik voor een opdracht tijdens het spitsuur naar Brussel moest rijden. Het was een echte verschrikking: ik reed bijna drie uur over een afstand die je normaal in 50 minuten aflegt! Het weer was extreem slecht en na een hele poos rijden, remmen, stilstaan, weer rijden, remmen… kwam ik helemaal over mijn toeren aan op mijn eindbestemming. Ik kan me niet inbeelden dat ik dat elke dag zou moeten doen en doe mijn petje af voor de mensen die het wel doen. Respect!

De meeste van mijn collega’s spenderen hun werktijd buiten het kantoor. En het bureau van die ene collega die net zoals ik binnenshuis werkt, is gelegen op een andere verdieping. Bovendien werkt ze deeltijds. Gevolg: ik zit vaak alleen.

Dat alleen werken heeft zo zijn voordelen, want ik ben een echte ‘solowerker’. Ik voel me niet in de gaten gehouden door mijn collega’s en ik kan mijn ding doen op mijn manier, wanneer en hoe ik het wil. Het geeft me een vrijheid die ik enorm apprecieer.

Maar natuurlijk zijn er ook nadelen aan verbonden. De stilte bijvoorbeeld. Die kan soms echt oorverdovend zijn, terwijl ik best houd van het geluid van bedrijvigheid op kantoor. Daarom zet ik vaak de radio aan. Zo voel ik me toch wat minder zielig en alleen. :-)

Ik merk ook dat het moeilijk is om een persoonlijke band op te bouwen met collega’s die je zo weinig ziet. De schaarse momenten samen worden vooral gebruikt om werkafspraken te maken en informatie uit te wisselen. Tijd voor een praatje over persoonlijke zaken is er nauwelijks. En dat is jammer. Begrijp me niet verkeerd, we kunnen het allemaal heel goed vinden met elkaar. Maar ik zou het fijn vinden om af en toe eens iets te kunnen vertellen over mijn privéleven. Dan konden ze me ook eens van een andere kant leren kennen...

Gisteren hoorde ik op de radio een debat over loonverschillen tussen mannen en vrouwen. Mijn haren gingen er spontaan van rechtop staan. Ik ben absoluut geen feministe, maar dat vrouwen in België vandaag nog steeds minder verdienen dan mannen voor dezelfde functie, daar keek ik toch van op.

’s Avonds sneed ik het onderwerp aan in mijn vriendenkring. Wat bleek? Ook mijn vriendinnen vonden het -uiteraard- ongehoord dat er vandaag nog zo’n grote loonverschillen bestaan. Mijn vrienden reageerden echter heel wat lauwer. Ze vonden dit loonverschil logisch omdat vrouwen pas in 1948 min of meer gelijkgesteld werden voor de wet. Dit gesprek leidde ons tot nog een ander vraagstuk: is het rechtvaardig dat mensen in eenzelfde functie -ongeacht man of een vrouw- niet hetzelfde verdienen, enkel en alleen omwille van verschillende diploma’s?

Gelijkwaardige lonen. Het is en blijft een moeilijk onderwerp. Als ik enkele conclusies mag trekken uit dit debat, dan is het wel dat het behalen van een diploma nog altijd een meerwaarde is. En dat het stilaan tijd wordt dat we mannen en vrouwen écht als gelijkwaardig gaan beschouwen…

Verschillende van mijn collega’s zijn vaak onderweg om elders opleiding of coaching te geven. Samen met de boekhoudster ben ik zowat de enige die altijd op kantoor is. Soms duurt het wel een week voor ik sommige collega’s terugzie. Om onderling toch voldoende te kunnen afstemmen, vergaderen we om de drie weken gedurende een halve dag. De data van die vergaderingen worden lang op vastgelegd, zodat iedereen zijn agenda hiervoor kan vrijhouden.

Verder zit ik ook in een aantal werkgroepen die regelmatig samenkomen om te vergaderen. In ons bedrijf heerst namelijk een open bedrijfscultuur waarin veel ruimte is voor eigen inbreng en initiatief.

Enerzijds vind ik dat vele vergaderen een goede zaak. Het bevordert de teamspirit en het geeft een goed gevoel te weten dat je inbreng belangrijk is en gewaardeerd wordt. Maar soms nemen de vergaderingen ook gewoon veel tijd in beslag, terwijl het andere werk blijft liggen. Bovendien kom ik af en toe tot de vaststelling dat we na lang vergaderden, toch niet ‘to the point’ gekomen zijn. Dan heeft vergaderen volgens mij een averechts effect. En dat kan niet de bedoeling zijn…

Onlangs kreeg ik verrassend nieuws van een goede vriend: hij nam ontslag, verkocht zijn wagen, zei zijn appartement op en vertrok naar het zuiden. Iedereen reageerde verbaasd. Hij had immers -na veel omzwervingen- eindelijk een leuke job en wat standvastigheid gevonden. Maar blijkbaar sloeg hij toch weer aan het twijfelen. Bij wijze van bezinning besloot hij dan maar om alles achter te laten en te vertrekken.

Sommigen vrienden en familie vonden het een gekke en ondoordachte keuze. Vragen als: ‘wat als het niet meevalt?’, ‘wat ga je daar helemaal alleen doen?’ en ‘wat zal je verdienen?’, vlogen hem om de oren. Maar hij liet zich niet uit het lood laten slaan en vertrok toch.

En wat blijkt? Tot hiertoe valt zijn buitenlandse avontuur goed mee. Hij woont in een gezellig appartement met een prachtig uitzicht, leerde fijne mensen kennen en lijkt goed zijn draai te vinden. Hij werkt tien uur per dag, maar dan wel in een aangenaam warm weertje. En daar wordt een mens blijkbaar vrolijk van. :-)

Hoewel ik eraan twijfel of dit avontuur duidelijkheid zal brengen over wat hij echt wil in het leven, twijfel ik er niet aan dat dit een superervaring is voor hem. Want dromen we stiekem niet allemaal van wonen en werken ‘onder de zon’? Slechts weinigen durven de stap zetten, maar hij deed het. Daarvoor doe ik mijn petje af.

Omdat ik nog maar net werk in dit bedrijf, ken ik mijn collega’s nog niet erg goed. Toch durf ik zeggen dat ik het getroffen heb met hen, want ik heb echt het gevoel dat het ‘klikt’. En dat is belangrijk als je acht uur per dag moet samenwerken. Klikt het niet, dan is het volgens mij behoorlijk moeilijk om de neuzen elke dag in dezelfde richting te houden.

Ik werk samen met acht vrouwen voor een vrouwelijke directeur. Hoewel ik hier in eerste instantie mijn twijfels over had -10 vrouwen in één kantoor!- moet ik toegeven dat het bijzonder goed meevalt. Het verwachte gekakel is onbestaand. En ook het typische geroddel, waar vrouwen onder elkaar zo goed in zijn, is hier absoluut niet aan de orde. Alles loopt op rolletjes, al zou een schunnige mannenmop op tijd en stond welkom zijn. :-)

Conclusie? Het goed draaien van een organisatie wordt volgens mij niet bepaald door de sekse van de medewerkers, maar wel door hun karakter. Hoe sterk iemand in zijn schoenen staat, wat zijn visies zijn, welke waarden en normen hij heeft... dát is van belang. Niet of het om een man gaat of een vrouw.

Van nature ben ik een echte duizendpoot. Mijn interesses zijn zeer uiteenlopend en er zijn wel 1001 dingen die ik zou willen kunnen of doen. Dat zorgt er soms voor dat ik moeilijk keuzes kan maken.

Zo had ik het een aantal jaar geleden erg moeilijk met mijn studiekeuze. Na lang afwegen, koos ik voor de opleiding Office Management. Dat is een gevarieerde studie waar je later veel richtingen mee uit kan. Maar tot vandaag twijfel ik of ik toen wel de juiste keuze heb gemaakt. Ik sluit dan ook niet uit dat ik ooit nog opnieuw ga studeren.

Een tweede erg moeilijke keuze was -en is nog steeds- mijn beroepskeuze. Hoewel ik jong ben, heb ik al een behoorlijk aantal werkgevers gehad.

Op mijn stageplaats (tijdens het laatste jaar van mijn studies) waren ze zo tevreden dat ik mocht blijven. Enig minpunt: het was in een andere functie. Resultaat: na een maand hield ik het voor bekeken. Het was mijn ding niet. Daarna werkte ik een weekje hier en een maandje daar, tot ik terecht kwam bij een bedrijf waar ik kon starten als marketing assistent. Daar heb ik anderhalf jaar gewerkt. Toen ik het werk niet langer een uitdaging vond… stapte ik op.

Vandaag werk ik als office manager. In deze functie -en in dit bedrijf- zie ik mezelf best een tijd werken. Maar toen een collega me onlangs vertelde dat ze hier al 15 jaar rondliep, viel ik bijna van mijn stoel. Ik zie mezelf de kaap van vijf jaar nog niet ronden! Noem me dus gerust een ‘jobhopper’. Hoewel… ik hoor liever ‘zoekende’. Zoekend naar de ultieme job.

Ik voel me heus niet alleen in die situatie. Voor mijn generatie is de tijd van levenslang op één werkstek blijven plakken over. En hoewel de economische crisis die tendens ongetwijfeld wat heeft getemperd, denk ik dat mijn generatie meer ‘jobhopt’ dan welke generatie ooit tevoren...

Een tijd geleden meldde ik me vol enthousiasme aan om te bloggen voor de joblog. Waarom? Omdat ik het zelf interessant vind om de joblogs van anderen te lezen én omdat ik graag schrijf. Toen ik bericht kreeg van VDAB dat mijn kandidatuur als blogger aanvaard was, was ik blij verrast en tegelijk wat angstig. Zal het me lukken om een volledige maand boeiende teksten te schrijven? En zullen jullie, de jobloglezers, mijn teksten wel leuk vinden? 

Hoe dan ook, ik begin met een korte voorstelling van mezelf. Ik ben een 25-jarige spring-in-'t-veld uit West-Vlaanderen en heb zeer uiteenlopende interesses. Er zijn 1001 dingen die ik zou willen kunnen of zou willen doen. Ook op professioneel vlak. Daardoor heb ik al behoorlijk wat jobs gedaan. Momenteel werk ik als office manager bij een organisatie die opleidingen en coaching aanbiedt. Dat is een logische keuze want ik heb een bachelordiploma office management (het vroegere 'graduaat secretariaat-talen'). 

Zo, dat was het voor vandaag. Tot snel!